Cómo migrar de Excel u otro sistema a un software de ISP sin perder deudas
Plan en 7 pasos para pasar tus clientes, deudas y pagos de Excel u otro sistema a un software de ISP, con pruebas, comparación de saldos y vuelta atrás.
Migrar a un software de ISP da miedo por una razón: que al cambiar se pierdan saldos, se corte a quien no debía o se facture mal. Con un plan en pasos y una prueba con pocos clientes, el riesgo baja mucho. Esta guía te da ese plan.
¿A qué le tienes miedo? (y es razonable)
Lo que más temen los ISP al migrar:
- Que el servicio se corte mal el día del cambio.
- Que los saldos no cuadren o se pierdan pagos viejos.
- Pasar meses corrigiendo datos después.
- Quedarse sin soporte a mitad de camino.
- Que al nuevo sistema le falte algo que el anterior tenía.
- Que el personal no quiera cambiar.
Cada miedo tiene su respuesta en los pasos de abajo.
Paso 1: define qué te llevas
No todo hay que migrar. Decide:
| Dato | ¿Migrar? |
|---|---|
| Clientes activos y sus datos | Sí |
| Plan, precio y día de pago | Sí |
| Deuda actual por cliente | Sí |
| Último pago | Sí |
| Datos de red (IP, PPPoE, ONU, caja) | Sí, si los tienes ordenados |
| Historial de pagos de años atrás | Opcional, útil para consultas |
| Clientes dados de baja hace años | Opcional |
Paso 2: limpia tu archivo
Antes de importar, arregla en tu hoja:
- DNI/RUC sin espacios y sin duplicados.
- Celulares de 9 dígitos.
- Fechas en el mismo formato (dd/mm/aaaa).
- Una columna de plan con nombres iguales a los de tus planes.
- Una columna de deuda a hoy (un número por cliente).
Paso 3: crea tus planes y zonas primero
El importador necesita que el plan de cada fila exista. Crea los planes con el mismo nombre que usas. Las zonas pueden crearse solas, pero revísalas luego.
Paso 4: prueba con 20 clientes
Importa una muestra. Mira:
- ¿Quedó el plan correcto?
- ¿El día de pago es el que tenías?
- ¿La deuda es la misma?
- ¿El estado (activo/suspendido) es correcto?
- ¿Los datos de red llegaron?
Si algo falla, corrige el archivo y vuelve a subir. Una buena herramienta te deja deshacer el lote.
Paso 5: importa todo y compara saldos
Importa el resto y compara tres números contra tu sistema anterior:
| Control | Debe coincidir |
|---|---|
| Cantidad de clientes activos | Sí |
| Deuda total | Sí |
| Ingreso mensual esperado (suma de precios) | Sí |
Si coinciden, ya tienes confianza. Si no, busca la diferencia por zona o por plan antes de seguir.
Paso 6: corre en paralelo unos días
Mantén tu sistema anterior en solo lectura durante una semana o hasta el primer cierre de mes. Si algo no cuadra, tienes dónde mirar. No registres pagos en los dos; elige uno.
Paso 7: avisa a tu equipo y fija la fecha
Dile a cobradores, técnicos y cajeros desde qué día se trabaja solo en el nuevo sistema. Capacita en lo básico: buscar un cliente, cobrar, ver deudores y abrir una orden.
¿Cómo se importan las deudas sin romper nada?
Una forma limpia es registrar la deuda anterior como un saldo anterior por cliente (una factura que representa lo que debe hoy), con su fecha de vencimiento, y el último pago como pago histórico que no mueve tu caja de hoy. Así el cliente empieza con su deuda real, sin generar facturas duplicadas de meses pasados.
Errores que arruinan una migración
- Importar sin limpiar DNI y generar duplicados.
- No crear los planes antes.
- Migrar la deuda de la hoja mientras sigues cobrando en la hoja.
- Cortar el primer día sin revisar la lista de morosos.
- No guardar una copia del Excel original.
¿Qué pasa con la red?
Si tienes IP, usuario PPPoE, serie de ONU, caja NAP y puerto, impórtalos como columnas. La caja puede llegar como texto y luego enlazarla con tu registro de cajas. No es obligatorio al inicio: primero ordena clientes y cobros, y luego la red.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que avisar a mis clientes de la migración?
Si cambias dónde o cómo pagan, sí: un mensaje corto con el nuevo medio y la misma fecha. Si no cambia nada para ellos, no hace falta explicar nada técnico.
¿Y si mis clientes no tienen DNI en el Excel?
Complétalo antes. El documento evita duplicados y es la llave para buscar. Con un identificador inventado, más adelante no podrás cruzar nada.
¿Cuánto tarda?
Con la hoja limpia, la importación en sí toma minutos. Lo que lleva días es limpiar, probar y comparar saldos, y es justo lo que evita problemas después.
¿Cómo lo hace WISPA?
WISPA trae Traer clientes de otro sistema (Excel o CSV, sin tope de filas) y Pagos antiguos. Las cabeceras se reconocen con varios nombres (DNI = DOCUMENTO), revisa cada fila antes de aplicar, trabaja por tandas, crea el saldo anterior como una sola factura, deja el último pago como histórico y permite revertir cada lote. Puedes probar primero con unas filas. Los pasos están en el manual: traer clientes y pagos de otro sistema.
Resumen
- Decide qué migrar.
- Limpia.
- Crea planes.
- Prueba con 20.
- Importa y compara tres números.
- Corre en paralelo.
- Avisa a tu equipo.
Si primero quieres ordenar tu base, empieza por gestionar los clientes sin Excel.
Te puede interesar
Cobrar el internet con Yape y Plin sin caer en capturas falsas
Cómo cobrar con Yape y Plin en tu ISP, qué revisar para detectar capturas editadas y cómo llevar un registro ordenado de cada pago.
Cajas NAP y puertos: cómo llevar el control de tu red FTTH
Cómo registrar tus cajas NAP, sus puertos y los clientes conectados para saber qué hay libre, qué se dañó y a quién avisar cuando una caja falla.
Cómo hacer crecer un WISP de 100 a 1.000 clientes: qué ordenar en cada etapa
Guía por etapas para crecer un WISP o ISP de 100 a 1.000 clientes: qué ordenar en cobros, red, campo y control, y cuándo mostrar más funciones: de la vista Básica a Oficina y Empresa.